Karyawan adalah aset penting bagi setiap organisasi, dan mereka harus dikelola dengan baik. Inilah sebabnya mengapa Manajemen Sumber Daya Manusia adalah proses penting yang harus diterapkan oleh semua organisasi. Ini melibatkan merekrut, menyebarkan, dan mengelola semua karyawan selain dari beberapa aspek lain dari manajemen karyawan. Di dunia bisnis yang serba cepat ini yang menuntut solusi cepat, sistem yang efisien, dan implementasi yang sempurna, menangani semua proses ini secara manual mungkin tidak cukup.

Di sinilah maju perangkat lunak SDM teknologi merevolusi cara departemen SDM beroperasi. Ini merampingkan dan menyederhanakan proses, membantu perusahaan mengelola secara efisien serta terlibat dengan karyawan. Artikel ini akan memberi tahu Anda dasar-dasar Perangkat Lunak Manajemen SDM.

Apa itu Perangkat Lunak SDM?

Saat ini, perusahaan dari semua ukuran menggunakan sistem perangkat lunak SDM untuk mengurangi pekerjaan manual dan membantu manajer dan karyawan bekerja lebih efisien. Dari aplikasi sederhana seperti sistem penggajian atau teknologi yang lebih canggih seperti mengelola proses orientasi, proses administrasi, atau dokumentasi karyawan, dll., setiap perusahaan menggunakan setidaknya satu bentuk Perangkat Lunak SDM. Tetapi mereka dapat secara luas dikategorikan ke dalam jenis berikut:

● Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SDM): Software ini mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan data, termasuk entry, management, dan data tracking.

● Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM): Fungsi HRIS dan HRMS dapat dipertukarkan, tetapi HRMS juga digunakan untuk peramalan dan analisis data.

● Manajemen Sumber Daya Manusia (HCM): Ini adalah perangkat lunak khusus yang digunakan untuk perencanaan dan pemeriksaan tenaga kerja. Ini menyediakan visualisasi data dan fitur pelaporan untuk merencanakan tantangan di masa depan.

● Sistem Manajemen Dokumen Karyawan (EDMS): Perangkat lunak ini mengelola file dan dokumen karyawan serta menambahkan keamanan dan kepatuhan ekstra pada data. Ini menyimpan semua data di cloud, membuatnya dapat diakses dari mana saja.

● Sistem Pelacakan Aplikasi (ATS): Secara otomatis membantu manajer SDM mencari resume yang relevan dari banyak aplikasi, menghemat waktu dan tenaga mereka. Ini juga membantu dalam posting pekerjaan dan pelacakan kandidat.

● Perangkat Lunak Penggajian SDM: Perangkat lunak penggajian menangani kompensasi karyawan dengan membuat cek gaji, menghitung pajak, membuat pemotongan dan menyimpan catatan pembayaran, dll. Beberapa versi juga dilengkapi dengan fitur tambahan seperti kehadiran karyawan, waktu, dan struktur gaji.

Mengapa Perangkat Lunak SDM berguna?

Perangkat Lunak SDM mengotomatiskan beberapa proses penting namun memakan waktu, membuat manajemen SDM jauh lebih mudah, efisien, dan bebas kesalahan. Selain itu, ada beberapa manfaat yang diberikan oleh sistem manajemen SDM:

Meningkatkan efisiensi dan produktivitas

Studi telah menunjukkan bahwa secara global, hampir 80 persen perusahaan sekarang menggunakan perangkat lunak SDM untuk memfasilitasi pengumpulan informasi dan menciptakan efisiensi proses. Perusahaan dengan HRMS yang sarat fitur menikmati retensi karyawan yang lebih tinggi sambil membebaskan manajer SDM untuk mengerjakan proses yang lebih penting.

Merampingkan pekerjaan administrasi

Perangkat lunak SDM mengotomatiskan banyak proses terkait administrasi, sehingga membuatnya bebas dari kesalahan. Misalnya, selama proses orientasi karyawan, semua jenis dokumen seperti kehadiran, pemrosesan penggajian, program pelatihan, dll., dapat diotomatisasi melalui perangkat lunak ini.

Manajemen orang dibuat secara efisien

Perangkat lunak SDM menghasilkan manajemen orang yang lebih baik. Ini dapat menganalisis kinerja karyawan, fluktuasi output mereka dan alasan di baliknya, jadwal program pelatihan, pelatihan/orientasi yang dibutuhkan karyawan, dll.

Memusatkan data penting

Kehilangan data penting yang terkait dengan karyawan dapat menimbulkan masalah dengan penggajian dan kepatuhan. Ini juga dapat menimbulkan masalah dengan penilaian karyawan yang tepat, promosi, kenaikan, dll. Semua data penting yang disimpan di satu tempat memudahkan organisasi untuk mengaksesnya kapan pun diperlukan dan menjaganya tetap aman karena hanya mereka yang memiliki izin yang diperlukan yang dapat mengaksesnya.

Menghasilkan komunikasi yang lebih baik

Komunikasi yang jelas, ringkas, dan terbuka sangat penting untuk setiap organisasi, dan sistem perangkat lunak SDM memastikan hal itu. Fitur obrolannya dapat memungkinkan karyawan untuk berinteraksi satu sama lain dengan mudah. Fitur seperti umpan langsung juga memungkinkan diskusi terbuka, berbagi ide, mengerjakan berbagai proyek, menyusun strategi, dan banyak lagi. Informasi penting dapat didistribusikan secara real-time.

Memilih Perangkat Lunak SDM yang tepat

Dengan Perangkat Lunak SDM menjadi bagian penting dari sebuah organisasi, memilih penyedia perangkat lunak yang memahami kebutuhan perusahaan Anda saat ini dan tujuan masa depan adalah penting. Sebelum Anda menyelesaikan perangkat lunak HR, berikut adalah beberapa tip untuk membantu Anda memilih yang tepat:

● Identifikasi tujuan Anda: Ketahui sistem Anda saat ini dan identifikasi kekurangannya. Temui manajer SDM dan karyawan Anda untuk mengetahui di mana sistem Anda perlu ditingkatkan, lalu pilih perangkat lunak yang menyediakan fitur yang relevan.

● Proses apa yang membutuhkan perhatian?: Setiap perusahaan memiliki berbagai persyaratan, dan Anda harus tahu tugas mana yang memerlukan otomatisasi dan pilih salah satu yang memenuhi semua kebutuhan unik Anda.

● Kemitraan purna jual: Setiap perangkat lunak memerlukan dukungan purna jual. Seiring pertumbuhan perusahaan Anda, perangkat lunak Anda akan berkembang. Jadi, pilihlah penyedia yang memberikan dukungan purna jual dan siap menjadi mitra pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.

Kesimpulan

Departemen SDM yang efisien adalah mantra sukses yang harus diikuti oleh setiap organisasi untuk hasil yang lebih baik. Dengan tempat kerja yang berkembang, proses SDM perlu mengadopsi dukungan teknologi canggih untuk mengikuti perubahan waktu dan melayani kebutuhan karyawan secara lebih efisien. Dan kanan Perangkat Lunak SDM penyedia dapat memberikan HRM yang dapat mengotomatisasi tugas-tugas yang diperlukan, meningkatkan proses manual dan membuat pekerjaan administrasi bebas dari kesalahan.